এম এস ওয়ার্ড টিপস এন্ড ট্রিকস: কাজকে করুন আরও সহজ ও দ্রুত
বর্তমান যুগে অফিস, শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান এমনকি ব্যক্তিগত কাজেও এম এস ওয়ার্ড বা Microsoft Word একটি অপরিহার্য সফটওয়্যার। সাধারণ ডকুমেন্ট তৈরি থেকে শুরু করে প্রফেশনাল রিপোর্ট, প্রেজেন্টেশন, রিসার্চ পেপার এমনকি বই লেখার ক্ষেত্রেও এম এস ওয়ার্ডের ব্যবহার ব্যাপক। তবে অনেকেই এম এস ওয়ার্ড ব্যবহার করলেও এর অনেক গোপন টিপস ও ট্রিকস সম্পর্কে জানেন না। এই পোস্টে আমরা আপনাদের জানাবো এম এস ওয়ার্ডের সেরা কিছু কার্যকরী টিপস ও ট্রিকস যা আপনার কাজকে আরও সহজ ও দক্ষতাপূর্ণ করে তুলবে।
১. কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন
কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করলে কাজের গতি কয়েক গুণ বাড়ানো যায়। এখানে কিছু প্রয়োজনীয় শর্টকাট দেয়া হলো:
• Ctrl + C: কপি
• Ctrl + V: পেস্ট
• Ctrl + X: কাট
• Ctrl + Z: পূর্বের কাজ বাতিল
• Ctrl + Y: পূর্বের বাতিল কাজ ফিরিয়ে আনা
• Ctrl + B: লেখা বোেল্ড করা
• Ctrl + I: লেখা ইটালিক করা
• Ctrl + U: লেখা আন্ডারলাইন করা
• Ctrl + S: ডকুমেন্ট সেভ করা
• Ctrl + P: প্রিন্ট কমান্ড দেয়া
• Ctrl + A: সব লেখা সিলেক্ট করা
এসব শর্টকাট নিয়মিত ব্যবহার করলে টাইম ম্যানেজমেন্টে অনেক উপকার পাবেন।
২. Find and Replace ব্যবহার করুন
বড় ডকুমেন্টে একটি নির্দিষ্ট শব্দ খুঁজে বের করা এবং একসাথে পরিবর্তন করা অনেক সময়ের কাজ। এম এস ওয়ার্ডের Find and Replace ফিচার ব্যবহার করে এই কাজ সহজেই করতে পারেন।
• Ctrl + H চাপলে Find and Replace উইন্ডো খুলে যাবে।
• সেখানে Find what বক্সে যে শব্দটি খুঁজতে চান তা লিখুন এবং Replace with বক্সে নতুন শব্দ দিন।
• তারপর Replace All ক্লিক করলে সব জায়গায় পরিবর্তন হয়ে যাবে।
৩. অটোকারেক্ট ফিচার ব্যবহার করুন
আপনি যদি একই ধরনের শব্দ বা বাক্য বারবার লেখেন, তাহলে AutoCorrect ফিচার ব্যবহার করতে পারেন।
• File > Options > Proofing > AutoCorrect Options এ যান।
• সেখানে আপনি শর্টকাট টেক্সট সেট করতে পারবেন।
• যেমনঃ আপনি যদি 'addr' লিখেন এবং সেটি AutoCorrect-এ ‘address’ সেট করে রাখেন তাহলে প্রতিবার addr লিখলে তা address-এ পরিবর্তিত হবে।
৪. Styles ব্যবহার করুন
পেশাদার মানের ডকুমেন্ট তৈরি করতে Styles ব্যবহার খুবই কার্যকর। এতে করে হেডিং, সাব-হেডিং, প্যারাগ্রাফ ইত্যাদিকে দ্রুত ফরম্যাট করা যায়।
• Home ট্যাবে গিয়ে Styles গ্রুপ থেকে আপনার প্রয়োজনীয় স্টাইল নির্বাচন করুন।
• এতে ডকুমেন্টের লুক আরও প্রফেশনাল হবে এবং পরবর্তীতে Table of Contents সহজেই তৈরি করতে পারবেন।
৫. Smart Lookup দিয়ে শব্দের অর্থ খুঁজুন
আপনি যদি কোনো শব্দ বা বাক্যাংশের অর্থ বা সংজ্ঞা জানতে চান তাহলে Smart Lookup ব্যবহার করুন।
• শব্দ সিলেক্ট করে Right Click করে Smart Lookup ক্লিক করুন।
• ওয়ার্ড আপনাকে ব্রাউজার ছাড়াই ওয়েব থেকে সার্চ রেজাল্ট এনে দেবে।
৬. Quick Parts ব্যবহার করুন
প্রতিবার একই ধরনের লেখা টাইপ করা কষ্টকর। এম এস ওয়ার্ডের Quick Parts ফিচার দিয়ে এটি সহজ করা যায়।
• Insert > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery ব্যবহার করে আপনি কোন টেক্সট বা ইমেজ সেভ করতে পারবেন।
• এরপর প্রয়োজন হলে সেখান থেকে সহজেই টেম্পলেটের মতো ইনসার্ট করতে পারবেন।
৭. Table of Contents (TOC) তৈরি করুন
বড় ডকুমেন্ট বা রিপোর্টে Table of Contents যুক্ত করা প্রয়োজনীয়।
• ডকুমেন্টে সঠিকভাবে Heading 1, Heading 2 ইত্যাদি স্টাইল প্রয়োগ করুন।
• তারপর ডকুমেন্টের শুরুতে গিয়ে References > Table of Contents থেকে টেম্পলেট সিলেক্ট করুন।
• এক ক্লিকেই পুরো TOC তৈরি হয়ে যাবে।
৮. Password দিয়ে ডকুমেন্ট সুরক্ষিত করুন
গোপনীয় বা ব্যক্তিগত ডকুমেন্ট সুরক্ষিত রাখতে ওয়ার্ডে পাসওয়ার্ড যুক্ত করতে পারেন।
• File > Info > Protect Document > Encrypt with Password সিলেক্ট করুন।
• আপনার পছন্দের পাসওয়ার্ড দিন এবং ডকুমেন্ট সেভ করুন।
৯. Track Changes ফিচার ব্যবহার করুন
যদি একাধিক ব্যক্তি একটি ডকুমেন্ট এডিট করেন, তবে Track Changes ফিচারটি ব্যবহার করা উচিত।
• Review > Track Changes অন করলে কে কি পরিবর্তন করেছে তা সহজেই দেখা যাবে।
• এটি রিভিউ বা রিপোর্ট তৈরিতে খুবই কার্যকর।
১০. Translate টুল ব্যবহার করুন
ওয়ার্ডে ইনবিল্ট Translate টুল রয়েছে, যা দিয়ে আপনি সহজেই অন্য ভাষায় অনুবাদ করতে পারবেন।
• যে টেক্সটটি অনুবাদ করতে চান তা সিলেক্ট করে Review > Translate এ ক্লিক করুন।
• এখানে ওয়ার্ড আপনাকে গুগল ট্রান্সলেট-এর মতই রিয়েল টাইম অনুবাদ করে দেবে।
শেষ কথাঃ
এম এস ওয়ার্ড শুধু একটি সাধারণ ওয়ার্ড প্রসেসর নয়, এটি আপনার কাজকে আরও দ্রুত, সহজ এবং কার্যকর করার একটি শক্তিশালী হাতিয়ার। উপরের MS Word Tips and Tricks গুলো কাজে লাগালে আপনি সহজেই একজন দক্ষ ব্যবহারকারী হয়ে উঠবেন এবং সময় ও শ্রম দুটোই সাশ্রয় করতে পারবেন।
এ ধরনের আরও টিপস ও ট্রিকস জানতে আমাদের সাইটটি নিয়মিত ভিজিট করুন এবং পোস্টটি শেয়ার করতে ভুলবেন না।
FAQs:
১. এম এস ওয়ার্ড কী?
এম এস ওয়ার্ড বা Microsoft Word একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যার, যা দিয়ে ডকুমেন্ট তৈরি, সম্পাদনা, ফরম্যাটিং এবং প্রিন্ট করা যায়। এটি মাইক্রোসফট অফিস প্যাকেজের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ।
২. এম এস ওয়ার্ডের কোন টিপস গুলো সবচেয়ে বেশি কাজে লাগে?
সবচেয়ে কার্যকর টিপসগুলোর মধ্যে রয়েছে কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার, Find and Replace, Styles, Track Changes, Table of Contents তৈরি এবং AutoCorrect ফিচার।
৩. কিভাবে এম এস ওয়ার্ডে Table of Contents তৈরি করতে হয়?
ডকুমেন্টে Heading 1, Heading 2 ইত্যাদি স্টাইল প্রয়োগ করার পর References > Table of Contents অপশন থেকে এক ক্লিকেই TOC তৈরি করতে পারবেন।
৪. এম এস ওয়ার্ডে Track Changes কী কাজে লাগে?
Track Changes ফিচার ব্যবহার করে আপনি বুঝতে পারবেন কোন ব্যবহারকারী কোথায় পরিবর্তন এনেছে। এটি টিমওয়ার্ক বা ডকুমেন্ট রিভিউ করার জন্য খুবই উপকারী।
৫. কিভাবে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে পাসওয়ার্ড দিয়ে সুরক্ষিত করা যায়?
File > Info > Protect Document > Encrypt with Password এ গিয়ে পাসওয়ার্ড সেট করতে পারবেন, যা ডকুমেন্ট ওপেন করার সময় প্রয়োজন হবে।
৬. কিভাবে এম এস ওয়ার্ডে টেক্সট অটোকারেক্ট করা যায়?
File > Options > Proofing > AutoCorrect Options থেকে নির্দিষ্ট শর্টকাট টেক্সট সেট করলে ওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নির্ধারিত টেক্সট পরিবর্তন করে দিবে।
কিওয়ার্ডস:
• এম এস ওয়ার্ড টিপস • MS Word Tips and Tricks • ওয়ার্ড শর্টকাট • Microsoft Word ব্যবহার • ওয়ার্ডের গোপন ট্রিকস • MS Word Tricks in Bangla • Word formatting tips • ওয়ার্ড ডকুমেন্ট সিকিউরিটি • Track Changes in Word • AutoCorrect ফিচার