এক্সেল টিপস
আসসালামু আলাইকুম। প্রিয় বন্ধুরা আজ থেকে আমার এই ওয়েবসাইটে এক্সেল সম্পর্কে বিভিন্ন টিপস এন্ড ট্রিক্স আপনাদের মাঝে শেয়ার করবো ইনশাআল্লাহ। আপনারা আমার সাথেই থাকবেন। চলুন শুরু করা যাক। আজকে আমরা এক্সেল সম্পর্কে ১০টি টিপস শিখবো।
এক্সেল টিপসঃ ১
ধরুন আপনার কাছে কিছু ডাটা আছে এখন আপনি চাচ্ছেন যে এই ডাটা থেকে একটি চার্ট তৈরি করবেন সে ক্ষেত্রে আমরা কী করি? আমরা ম্যানুয়াল ভাবে তৈরি করে থাকি, কিন্তু আজকে আমি আপনাকে দেখাব কিভাবে আপনি এক ক্লিকে একটি চার্ট তৈরি করতে পারবেন? জাস্ট সিঙ্গেল ক্লিক চলুন আমি আপনাদেরকে সেই পদ্ধতিটি দেখিয়ে দিচ্ছি প্রথমে আপনার ডাটাগুলোকে সিলেক্ট করবেন তারপরে কিবোর্ড থেকে কন্ট্রোল প্লাস এলিভেন (f11) চাপ দিন দেখবেন এক ক্লিকে একটি চার্ট তৈরি হয়ে গেছে।
এক্সেল টিপসঃ ২
আপনার নিকট যদি অনেকগুলো ডাটা থাকে যেমন ৭০০, ৮০০, ১০০০০ হাজার ডাটা আছে এখন আপনি চাচ্ছেন যে একবারে শেষের সেলে আপনি যাবেন এক্ষেত্রে কিভাবে আমরা যাই? আমরা ম্যানুয়ালি ভাবে মাউস স্ক্রলিং করে করে নিচের দিকে যাই ঠিক না? এটি অত্যন্ত কষ্টসাধ্য ব্যাপার, তো আজকে আমরা জানবো কি করে মাত্র এক ক্লিকেই আপনি শেষের সেলে যেতে পারবেন, আবার এক ক্লিকেই প্রথম সেলে আসতে পারবেন? চলুন জেনে নেওয়া যাক।
এক্ষেত্রে আপনি কি করবেন? কন্ট্রোল প্লাস ইনড বাটন চাপ দিবেন তাহলে আপনি একবারে আপনার যতগুলো ডাটা আছে ১০০০, ২০০০, এক কোটি ১০ লাখ যতগুলো ডাটা থাক না কেন একবারে শেষ সেলে আপনি চলে যাবেন ।
এরপর আপনি চাচ্ছেন আবার প্রথমে চলে আসবেন তো সেই ক্ষেত্রে কি করবেন? সে ক্ষেত্রে আপনি কন্ট্রোল এবং হোম বাটন চাপ দিবেন তাহলে আবার প্রথম সেলে চলে আসবেন।
এখন যদি আমি চাই যে আমার কাছে যতগুলো ডাটা আছে এগুলো আমি এক পৃষ্ঠা এক পৃষ্ঠা করে নিচের দিকে যেতে থাকবো সে ক্ষেত্রে কি করবেন? সে ক্ষেত্রে আপনাকে পেজ ডাউন বাটন চাপতে হবে তাহলে এক পৃষ্ঠা করে আপনি নিচে যেতে পারবেন এখন আপনি যদি আবার এক পৃষ্ঠা করে উপরে উঠতে চান তখন কি করবেন? তখন আপনাকে পেইজ আপ বাটন চাপতে হবে তাহলে আপনি এক পৃষ্ঠা করে উপরে উঠতে থাকবেন।
এক্সেল টিপসঃ ৩
যখন আমরা কোনো কলাম সিলেক্ট করতে যাই তখন মাউস দিয়ে সেই কলাম এর উপরে ক্লিক করি এতে করে অনেক সময় ক্লিক হয় না অসুবিধা হয় সিলেক্ট করতে সে ক্ষেত্রে আমরা কি করতে পারি? এক ক্লিকেই আমরা সেই কলামটি সিলেক্ট করতে পারি সেটার একটি টিপস আছে সেটি হচ্ছে কন্ট্রোল + স্পেইসবার এটি চাপ দিলেই আপনার সঙ্গে সঙ্গে কলামটি সিলেক্ট হয়ে যাবে কিন্তু আমি যদি এখন চাই যে একটি রো সিলেক্ট করব সেই ক্ষেত্রে কি করবো? সে ক্ষেত্রে আমরা শিফট + স্পেইসবার ক্লিক করলে সিলেক্ট হবে।
এক্সেল টিপসঃ ৪
কোন সেলকে আমরা ফরমেটিং করতে গেলে এক্সেল এর বিবিন্ন রিবনে গিয়ে সেটা করতে হয় কিন্তু আজকে আমি আপনাদেরকে আমি শিখিয়ে দেবো যেটি করলে আপনারা একসঙ্গে সব কিছু পেয়ে যাবেন কন্ট্রোল প্লাস ওয়ান চাপ দিন তাহলে দেখবেন পুরো ফরম্যাট টা আপনার কাছে চলে এসেছে এখান থেকে আপনি বোল্ড করতে পারবেন, এখান থেকে নাম্বারিং করতে পারবেন, এলাইনমেন্ট করতে পারবেন, ফন্ট চেঞ্জ করতে পারবেন, বর্ডার দিতে পারবেন, ফিল কালার চেঞ্জ করতে পারবেন, প্রটেকশন করতে পারবেন, সবকিছুই এখান থেকে করা যাবে।
এক্সেল টিপসঃ ৫
আমরা প্রিন্ট রিভিউ করতে কি করি কন্ট্রোল প্লাস পি চাপ দিলে প্রিন্ট প্রিভিউ শো করে কিন্তু এটির আরেকটি শর্টকাট আছে যেটি এখন আমি আপনাদেরকে বলবো সেটি হচ্ছে কন্ট্রোল + f2
এক্সেল টিপসঃ ৬
কোন ডাটা শিট তৈরী করে তাতে সিরিয়াল নাম্বার দেয়ার নিয়ম সম্পর্কে দুইটি নিয়ম আছে। কিন্তু বেশীর ভাগ মানুষ একটি নিয়ম জানেন। আর একটি নিয়ম খুব কম মানুষই জানেন।
প্রথম নিয়ম- এক নং এবং দইু নং সেলে নাম্বার লিখে সেই দুটোকে সিলেক্ট করে ডান পাশের প্লাস আইকন ধরে মাউস দিয়ে টেনে নিচে নামাতে হয়। তাহলে অটোমেটিক সিরিয়াল নাম্বার আপনার ডাটার সামনে বসে যাবে। সামান্য কিছু ডাটা থাকলে এভাবে সহজেই সিরিয়াল নাম্বার বসাতে পারবেন কিন্তু আপনার যদি ৫ শত, ১ হাজার বা ১০ হাজর ডাটা থাকে তাহলে এই ভাবে মেনুয়ালি মাউস ধরে নিচের দিকে টেনে নিয়ে যাওয়া অনেক কষ্টকর ব্যাপার। এবার যে নিয়মটার কথা বলবো তা যদি অনুসরণ করেন তাহলে জাস্ট ওয়ান ক্লিকে আপনার যতগুলো ডাটাই থাকনা কেন অটোমেটিক সবগুলো ডাটার সামনে সিরিয়াল নাম্বার বসে যাবে।
দ্বিতীয় নিয়মঃ প্রথমে আপনার ডাটার প্রথম সেলে মাউস রাখুন এর পর টাইপ করুন =SEQUENCE(ডাটার সর্বশেষ নাম্বার) তারপর এন্টার প্রেস করুন সঙ্গে সঙ্গে আপনার সমস্ত ডাটার সামনে সিরিয়াল নাম্বার বসে যাবে। [সর্বশেষ নাম্বার বলতে আপনার ডাটা যদি একশটি হয় তাহলে শেষের নাম্বার হবে ১০০। এই রকম ভাবে ব্রাকেটর ভিতর লিখতে হবে।]
এক্সেল টিপসঃ ৭
আমরা অনেক সময় এমন সব ডাটা নিয়ে কাজ করি যাতে অনেকগুলো কলাম থাকে। এখন আপনাকে যদি বলা হয় যে, যতগুলো কলাম আছে সবগুলোর ডাটা এক কলামে নিয়ে আসেন। তখন আপনি কি করবেন? তখন হয়তো আপনি সেই আগের নিয়মে প্রত্যেকটা কলামকে সিলেক্ট, কন্ট্রোল সি চাপ দিয়ে কপি করবেন এরপর নির্ধারিত কলামে গিয়ে কন্ট্রোল ভি চেপে পেস্ট করবেন। এভাবেও হবে কিন্তু তা অনেক সময় সাপেক্ষ ব্যাপার। বর্তমান এক্সেলের নতুন আপডেট ভার্শনগুলোতে অনেক পরিবর্তন এসেছে। অনেক শর্টকাটে দীর্ঘ সময়ের কাজগুলো নিমেষেই করা যায়। এক্ষেত্রে আপনি প্রথমে যেই কলামের মধ্যে সবগুলো ডাটাকে নিতে চাচ্ছেন সেই কলামের প্রথম সেলে আপনার মাউসের কারসরটি রাখুন। তারপর ইকুয়েল চাপুন তারপর এভাবে লিখুন-
=TOCOL(All Data Select and Enter press)
ইকুয়েল দিয়ে টোকোল লিখুন। তারপর ফাস্ট ব্রাকেট দিন। তারপর আপনার সবগুলো কলামে ডেটাগুলোকে সিলেক্ট করুন। তারপর ব্রাকেট ক্লোজ করে এন্টার চাপুন। তাহলে দেখবেন সাথে সাথেই সমস্ত ডাটা কপি হয়ে একটি কলামের ভিতর চলে এসেছে।
এক্সেল টিপসঃ ৮
মনে করুন এক্সেলের টেবিলে আপনার কিছু ডাটা আছে এবং সেগুলো সাজানো আছে। ডানপাশের কলামে আছে কিছু জোনের নাম আর বাম পাশের কলামে আছে কিছু প্রডাক্টের নাম। এখন আপনি চাচ্ছেন যে, আপনার ডাটাগুলোকে ভার্টিক্যাল এবং হরিজনটাল লাইনে সাজাতে। তাহলে এই কাজটি করার জন্য প্রথমে আপনাকে পুরো টেবিলটি সিলেক্ট করতে হবে। তারপর কন্ট্রোল +c দিয়ে কপি করতে হবে। তারপর কন্ট্রোল Alt+E+S একই সঙ্গে চাপতে হবে তাহলে একটি ডায়লগ বক্স বের হয়ে আসবে। এখন নিচের থেকে Transpose লেখাটির পাশে টিক দিয়ে Ok তে ক্লিক করুন। তাহলে দেখবেন আপনি যেরকম চেয়েছিলেন ঠিক সেরকম হয়ে যাবে।
এক্সেল টিপসঃ ৯
মনে করুন আপনার কাছে একটি ডাটা শিট আছে, এখন আপনি চাচ্ছেন সেখান থেকে একটি বড় ভ্যালুকে আলাদা ফিল কালার করবেন, বোল্ড করবেন, ইটালিক করবেন। তাহলে এটা কিভাবে করবেন? চলুন দেখে নেয়া যাক,
প্রথমে যে কলামে আপনার ভ্যালু আছে আর একটু সহজ ভাষায় বলছি, ধরুন, ভ্যালুর কলামে ৭০০০, ৮০০০, ৫০০০, ৪০০০, ৩০০০, ৬০০০, ৯০০০, ১০০০০, ১২০০০, ১৫০০০ এরকম কিছু ডাটা আছে এখন আপনি চাচ্ছেন যে, ৮০০০ হাজারের উপরে যে গুলো ডাটা আছে সেগুলোকে অন্য কালার করবেন, বোল্ট করবেন, ইটালিক করবেন এবং সেগুলোকে হাইলাইটস করবেন। তাহলে এখন কিভাবে এগুলো করবেন? এটি করার জন্য প্রথমে ডাটা কলামটি পুরোটা সিলেক্ট করবেন তারপর হোম মেনুতে যাবেন। তারপর Conditional Formatting এ যাবেন। তারপর Highlight Cells Rule এ যাবেন। তারপর Greater Than ক্লিক করলে একটি বক্স ওপেন হবে সেখান থেকে বক্সের ভিতর লিখে দিবেন ৮০০০ হাজার তারপর ডান পাশের বক্সের এ্যারো থেকে Custom Format এ যাবেন। তারপর এখান থেকে একটি ফিল কালার দিবেন, বোল্ট করবেন, ইটালিক করবেন এবং ফন্ট পরিবর্তন করবেন তারপর Ok করে দিবেন। তাহলে দেখবেন যে আপনি যেমনটি চেয়েছেন ঠিক তেমনটিই হয়ে গেছে।
এক্সেল টিপসঃ ১০
মনে করুন আপনার কাছে একটি সেলস ডাটা আছে এবং আপনি চাচ্ছেন যে তাতে সবার ছোট যে ভ্যালুটি আছে তা থেকে ৫টি ভ্যালুকে বিভিন্ন কালার করে, বোল্ট করে, ফন্ট পরিবর্তন করে আলাদা করে ফেলবেন। তাহলে এখন আপনি কিভাবে তা কনবেন? প্রথমে ভ্যালু কলামটি সিলেক্ট করুন, তারপর হোম মেনু থেকে Conditional Formatting এ যাবেন, তারপর সেখান থেকে Top button rules এ যাবেন, তারপর এখান থেকে Bottom 10 Items এ যাবেন তারপর একটি বক্স ওপেন হবে তাতে বাম পাশে ৫ লিখবেন ডান পাশে এ্যারোতে ক্লিক করবেন এবং Custom Formate এ ক্লিক করবেন তারপর Ok করে দিবেন তাহলেই হয়ে যাবে।
ট্যাগ
এক্সেল এর সমার্থক শব্দ কি,
MS Excel এর File Extension নাম কি,
MS Excel কি ধরনের application,
এক্সেল দক্ষতা কি,
এক্সেল দক্ষতা কি,
এক্সেলের বিশেষজ্ঞ স্তর কাকে বলে,
ঘরে বসে কিভাবে ms excel শিখব
FAQ
প্রশ্নঃ এক্সেলের মাধ্যমে কি কি কাজ করা যায়?
উত্তরঃ খুব সহজে সহজ থেকে কঠিন হিসাব মুহূর্তের ভিতর করা যায়। যোগ, বিয়োগ, গুণ, ভাগ করা যায়। বিভিন্ন টেবিল তৈরী করা যায়। চার্ট তৈরি করা যায়। স্যালারি শিট তৈরী করা যায়। মার্ক শিট তৈরী করা যায়। ইত্যাদি
প্রশ্নঃ এক্সেল শেখা কি কাজে লাগে?
উত্তরঃ ছোট বড় যতগুলো কোম্পানী আছে সবগুলোর ডাটা তৈরী করা যায়, সমস্ত হিসাব নিকাশ করা যায়। সমস্ত এ্যাকাউন্টিং, ব্যাংকিং সিস্টেমটা এই এক্সেল দিয়েই কন্ট্রোল করা হয়।
প্রশ্নঃ MS Excel এর সুবিধা কি কি?
উত্তরঃ এক্সেলের মাধ্যমে কঠিন থেকে কঠিনতর যতগুলো হিসাব নিকাশ আছে তা মুহূর্তের মধ্যেই করে ফেলা যায়। সেজন্যই এক্সেল হচ্ছে সবার প্রথম চয়েজ।